Конспект лекций Москва Институт международного права и экономики имени А. С. Грибоедова 2007


НазваниеКонспект лекций Москва Институт международного права и экономики имени А. С. Грибоедова 2007
страница8/9
Дата12.04.2013
Размер0.96 Mb.
ТипКонспект
1   2   3   4   5   6   7   8   9

Тема 8. Организация специальных мероприятий


Специальное событие (special event) – это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы. Мероприятия проводятся PR-специалистами компании для привлечения внимания общественности к самой организации, ее деятельности, продуктам и услугам. Special event предполагает наличие информационного повода – например, открытие производства, начало или завершение строительства, вывод нового продукта или услуги на рынок, юбилей или просто важная дата для компании, приглашение важных персон. Повод можно и придумать, например, ожидание стотысячного посетителя ресторана. Часто специальные мероприятия «привязывают» к особым корпоративным датам и событиям. Например, при выпуске нового продукта компания может провести серию презентаций не только для первичной целевой аудитории, но и для поставщиков, оптовых покупателей, местной администрации. Организация специального события – всегда кропотливый процесс, требующий постоянного контроля. Как правило, спецмероприятие начинают готовить за три месяца до его начала.

Работа ведется по трем направлениям:

  • творческая часть (концепция, программа, сценарий, участники и их роли);

  • административная часть (контроль за процессом, распределение задач по специализированным агентствам, определение места проведения мероприятия и его продолжительность;

  • работа со СМИ (составление базы журналистов, пресс-релиз, пресс-кит, подготовка специального пресс-центра для журналистов – телефон, факс, компьютер, Интернет).

Наибольшей популярностью у PR-технологов пользуются следующие спецмероприятия:

  • церемония открытия;

  • круглые столы и семинары;

  • выставки;

  • презентации;

  • приемы;

  • дни открытых дверей.

Церемония открытия. Проведение этого мероприятия знаменует собой открытие нового производства, расширение бизнеса, появление новой услуги или продукта. Церемония открытия всегда направлена на улучшение имиджа компании, которая ее организует. Одна из главных составляющих успеха церемонии открытия – приглашение известных личностей. Церемония во многом является имиджевым мероприятием. Для компании очень престижно, если ее объект открывает важная персона – мэр города, министр, звезда шоу-бизнеса. Если открывается новая больница или детский развлекательный центр (например, «Ледовый дворец»), то участие в такой церемонии может заинтересовать депутата Госдумы или кандидата в депутаты, что усилит позитивные стороны его имиджа и сделает как бы соучастником процесса. Аналогом церемонии открытия может стать закладка первого камня (например, часовни), спуск на воду судна, автопробег по новому маршруту (если была проложена новая дорога). Чем выше ранг занимает приглашаемая персона, тем более увеличиваются расходы на мероприятие – обслуживание охраны, сопровождающих. Кроме того, всегда нужно загодя найти замену гостю на случай его занятости (форс-мажорных обстоятельств) в день церемонии. В отличие от государственных чиновников приглашенные персоны из других сфер – известные спортсмены, представители шоу-бизнеса, известные журналисты и др. – ожидают оплаты за свое участие. Суммы оговариваются заранее и вручаются во время или после мероприятия. Вознаграждение варьируется от 1000 долларов и выше. За эти деньги приглашенная персона должна выступить и побыть среди гостей после окончания официальной части. PR-специалист должен четко прописать программу и сценарий, чтобы ее участники точно знали роли – когда кто выступает, когда и кто перерезает ленточку. Необходимо подготовить пресс-кит для журналистов, где будут описаны объект, цели и история его создания, ожидания компании в связи с открытием объекта, пригласить своего фотографа и позаботиться о лучших местах для фоторепортеров.

Круглые столы. Проводятся для того, чтобы привлечь общественное внимание к определенной проблеме. Учитывая тематику круглого стола, приглашаются для участия соответствующие авторитетные специалисты. Для журналистов круглый стол удобен еще и тем, что можно получить в одном месте различные мнения по проблеме. Присутствие на столе лидеров мнений, профессиональных экспертов повышает новостную ценность мероприятия. Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает заседание более интересным. Число участников может составлять от 10 до 50 человек. Наличие у каждого участника бейджа с указанием имени и названия организации значительно облегчает процесс общения. Во время проведения необходимо придерживаться определенного регламента. Сначала ведущий представляет присутствующих участников, объявляет повестку дня, определяет очередность выступающих, затем обсуждение проблемы проходит в форме дискуссии. По итогам круглого стола принимается резолюция – выработанные в ходе дискуссии решения и рекомендации отдельным участникам. Резолюция подписывается участниками круглого стола. Лучше всего подписать резолюцию в тот же день, тогда повысится ее новостная ценность для журналистов.

PR-специалист за неделю, а то и за месяц до проведения мероприятия рассылает в СМИ сообщения. В каждом крупном информационном агентстве (например, «Прайм-ТАСС», «Финмаркет» и пр.) есть такая услуга как «календарь событий». Календарь находится в широком доступе и все заинтересованные подписчики агентства, а также журналисты других СМИ, могут узнать о предстоящем событии. «Круглый стол» может быть отражен в прессе, особенно, если СМИ выступает в качестве информационного спонсора мероприятия. На газетной полосе размещается информация о теме, ведущем, месте проведения с фотографиями. Дискуссия последовательно воспроизводится абзацами выступлений; текст может печататься в сокращенном варианте, а полные тексты целесообразнее разместить на Интернет-сайте данного СМИ.

Семинары. Проводя семинары, компания ставит перед собой цель поделиться своим опытом и профессиональными знаниями. Регулярно консультируя по определенным вопросам, компания получает репутацию эксперта, и отношение к ней улучшается. Получение подобной позиции на рынке дорогого стоит и, прежде всего, во взаимоотношениях со СМИ, которые охотнее публикуют комментарии представителей такой компании. Часто при проведении семинаров задействуются специализированные СМИ, которые с удовольствием освещают обсуждаемый вопрос на бесплатной основе.

Выставки. Выставки – одно из ведущих средств PR во всем мире. Преимуществом выставки является концентрированное в течение нескольких дней сочетание экспозиции, личных контактов, продвижения продаж, а также достаточно широкого охвата разных целевых аудиторий. Выставки различаются по тематике – многопрофильные, отраслевые, специализированные. Это хорошая возможность привлечь к себе внимание, распространить информацию об организации, презентовать продукт, установить партнерские отношения. К началу работы выставки у компании должна иметься необходимая полиграфическая продукция: брошюры, листовки, календари. Это ложится на плечи PR-специалиста. В пресс-центре необходимо распространить пресс-релиз и другую информацию о компании.

Очень эффективна собственная экспозиция о компании. Например, организация музея компании или демонстрация ее продукции в общественном месте – университете, аэропорту.

Современные выставки перемещаются в Интернет. Информация о тысячах торговых показах расположена на сайтах www.tsnn.com, www.internettradeshowlist.com. На сайте www.allexpo.ru – все выставки on-line – представлена информация о выставках по отраслям. На петербургском сайте www.exporus.ru представлена информация о городских выставках – сроках, тематике, организаторах. Есть на этом сайте и первый в России виртуальный выставочный центр – Ленэкспо, созданный с применением технологии Virtual Reality, моделирующий реальный выставочный комплекс. Для посещения виртуальной выставки нужно иметь программные и аппаратные средства определенного уровня, при их отсутствии Интернет-посетитель может посмотреть выставку в графическом режиме. Сведения о ближайших выставках в России и Москве, а также об итогах прошедших выставок можно найти на сайте www.informexpo.ru. На сайте выставки организаторы проводят регистрацию участников и профессиональных посетителей.

Презентации. Это эффективный способ представить общественности компанию, продукт, услугу, новые достижения. При организации презентации следует большое внимание уделить работе с прессой – так как одна из основных целей ее проведения – максимальное количество сообщений/публикаций по поводу представляемого объекта. При подготовке презентации очень важно тщательно проработать сценарий мероприятия: определить ведущего, очередность выступающих, время для вопросов присутствующих и комментария гостей, фуршета.

Прием. Прием – одна из форм внешне- и внутриполитической деятельности организации. Существует несколько видов приемов: дневные (завтрак, бокал шампанского, бокал вина); вечерние (обед, ужин, обед-буфет, коктейль, фуршет); с рассадкой (заранее распределенными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные. Наиболее простой формой приема является бокал шампанского и бокал вина. Они проводятся по случаю приезда делегации, знаменательной для компании даты, открытия нового офиса. «Бокалы» проводят стоя, во время приема официанты разносят напитки и закуски. Форма «завтрак» имеет определенный сценарий, определяется его тема, ведущий и выступающие. Завтрак устраивают по случаю юбилейных дат, визита партнеров, гостей, журналистов, подписания контрактов. Время проведения с 8 до 12 часов, продолжительность 1–2 часа. Форма одежды – повседневная.

Вечерние проемы проводятся по более торжественным и официальным случаям. Самая торжественная форма – обед. Гостям заранее рассылают приглашения, где обязательно указывается номер столика. Обед длится 2–3 часа, во время торжественной части гости находятся за столиком, затем они переходят в соседнее помещение, где ведутся беседы в менее официальной обстановке. Туда же подается чай или кофе. Время проведения с 17 до 19 часов. «Ужин» отличается от обеда только более поздним временем проведения.

Обед-буфет менее официальный прием. Гости набирают закуски с одного большого стола и рассаживаются за свободные столики. Часто такие приемы организуют после концертов, церемоний награждения.

«Коктейль» и «фуршет» проводят стоя. Благодаря этому создается атмосфера для непринужденной беседы. Во время «коктейля» закуски разносит официант, на «фуршете» гости сами подходят к столам. Подходящее время для проведения таких приемов – с 17 до 18 часов. После приема возможен показ фильма или небольшой концерт. Торжественность приема может быть подчеркнута указанием торжественной форма одежды в приглашении.

Организационная работа по подготовке приема включает: определение формы приема, написание сценария, составление списка гостей и рассылку приглашений, подготовку речей выступающих, составление меню.

Правила рассадки: 1. Места делятся на более и менее почетные. Самые почетные – рядом с хозяевами. Чем дальше от них, тем места менее почетны. 2. Женщину не сажают рядом с женщиной, а сажают рядом с мужчиной, чередуя места. 3. План рассадки выставляется при входе. На приемы, проводимые без рассадки за столом и с указанием в приглашении интервала времени, можно прийти и уйти в любое время этого интервала.

Неформальные приемы проводятся в ситуациях, когда гостей что называется «не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке. Неформальные приемы распространены в США, когда партнера приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе.

В приглашении обычно указывается аббревиатура, соответствующая определенному дресс-коду, так:

  1. A5c – After 5 casual – непринужденный вечерний стиль (после пяти часов вечера).

  2. А5 After 5 – «Коктейль» – вечерние, но не слишком торжественные мероприятия, обычно с напитками и фуршетом. Предполагается костюм, не обязательно деловой. Цвета любые, галстук не обязателен.

  3. A5 Black Tie – «Черный галстук» – официальный вечерний прием – смокинг.

  4. A5 Creative Black Tie – «Черный галстук, творческий подход» – смокинг с нетрадиционными аксессуарами или нетрадиционных цветов.

  5. A5 Black Tie Optional – «Черный галстук не обязателен» – смокинг можно заменить на темный костюм с галстуком.

  6. A5 Black Tie Invited – «Черный галстук приветствуется» – при таком обозначении лучше надеть классический смокинг.

  7. A5 Semi-formal – «Полуформальное вечернее мероприятие». В зависимости от ситуации можно придерживаться стандартов After 5 casual или After 5.

  8. A5 Formal – «Формальное вечернее мероприятие» – смокинг (предпочтительнее) или темный нарядный торжественный костюм с галстуком.

  9. A5 Ultra-formal – то же, что White Tie.

  10. A5 White Tie – «Белый галстук» – самый формальный мужской костюм для парадного случая – фрак с белым галстуком-бабочкой.

День открытых дверей. Это мероприятие может проводиться для разных целевых групп – для широкой публики и родственников сотрудников, для потенциальных и реальных потребителей, для государственных чиновников, для представителей правоохранительных органов, иностранных делегаций, местного населения, для визита важных персон в сопровождении СМИ. Цель – ознакомить общественные группы с тем, как работает компания. Приглашая общественность к себе, компания демонстрирует свою открытость, готовность вести диалог, закладывает основы доверительного отношения к себе и своей деятельности. Визит гостей необходимо тщательно подготовить: написать сценарий, определить маршрут, выбрать ведущих. Посещение рабочих мест общественностью требует обеспечения безопасности, уборки и наличия сопровождающих, выполняющих функции хозяев для гостей. Следует учесть, что большая часть гостей не знакома с организацией в достаточной степени (потому они, собственно, и пришли) и с трудом ориентируются в месторасположении помещений, коридоров и офисов. Для новых посетителей готовятся информационные стенды, раздаточные буклеты, экземпляры корпоративных изданий (газеты, журналы), развешиваются указатели.

Конференция. Это довольно крупное специальное мероприятие. Ее цель – обсуждение и решение различных проблем. Конференция может быть научной, практической, научно-практической, политической и пр. Кроме того, конференции могут быть внутренними – то есть для собственных сотрудников компании, или внешними – ориентированными на внешнюю аудиторию. Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем. Во время конференции могут проходить отдельные мероприятия, например, тематические заседания с участием узкого круга специалистов, телемосты, круглые столы.

Основой конференции являются выступления авторитетных людей в сфере интересов собравшихся. Это могут быть видные западные и отечественные ученые, руководители крупных компаний, государственные чиновники. Далее доклады делают остальные участники – менее известные, но имеющие материалы, интересные для собравшихся.

Нужно тщательно подготовить программу конференции. Должны быть указаны докладчики, время их выступлений, начало отдельных мероприятий, номера соответствующих залов, время кофе-брейков. Эту программу необходимо разослать зарегистрировавшимся участникам.

Процесс организации конференции состоит из 3 блоков:

  • работа с участниками (начинается с рассылки приглашений потенциальным докладчикам, где указываются темы, цели, примерная программа, основные докладчики, место проведения, условия участия. Во время проведения конференции – обеспечение информационными материалами);

  • работами со СМИ (рассылка приглашения, организация пресс-центра, пресс-конференции по итогам;

  • административная часть (поиск помещения, его техническая подготовка, организация буфета).

Конференции – средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, деловых и политических кругах. Крупные организации и профессиональные ассоциации проводят конференции регулярно (например, мировое медицинское сообщество).


1   2   3   4   5   6   7   8   9

Похожие:

Разместите кнопку на своём сайте:
cat.convdocs.org


База данных защищена авторским правом ©cat.convdocs.org 2012
обратиться к администрации
cat.convdocs.org
Главная страница